Zásady ochrany osobních údajů společnosti CM Trade

CM Trade Via, s. r. o., IČ: 255 10 681, se sídlem Olomoucká 3419/7, 618 00 Brno-Židenice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 29176 (dále jen „CM Trade Via“ nebo „my“), tímto v pozici správce a zpracovatele osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „Nařízení“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“), informuje všechny své zákazníky, klienty a obchodní partnery, jsou-li fyzickými osobami, či zaměstnance svých klientů a obchodních partnerů, případně uchazeče o zaměstnání nebo návštěvníky a uživatele internetových stránek www.proalergiky.cz (dále jen „Subjekty údajů“ nebo „Vy“), o základních aspektech zpracování jejich osobních údajů.

Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) stanovují základ, podle kterého budeme zpracovávat jakékoli osobní údaje, které od Vás získáme nebo které nám poskytnete, budou-li tyto naplňovat níže uvedená specifika.

Správcem osobních údajů je společnost CM Trade Via, s. r. o., IČ: 255 10 681, se sídlem Olomoucká 3419/7, 618 00 Brno-Židenice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 29176.

Kontaktní údaje správce osobních údajů:

• e-mail: info@proalergiky.cz;
• pošta: Olomoucká 3419/7, 618 00 Brno-Židenice, Česká republika

Přečtěte si prosím pečlivě následující text, abyste pochopili postupy týkající se Vašich osobních údajů a jak s nimi budeme nakládat.

Uplatňujeme přehledný přístup k vysvětlení svých postupů k ochraně osobních údajů tak, jak to doporučují dozorové orgány v souladu s Nařízením a Zákonem. Znamená to, že se snažíme poskytnout Vám pouze relevantní informace o ochraně soukromí týkající se plnění našich zákonných povinností, Vašich smluvních vztahů s námi, využíváním našich služeb a interakce na webových stránkách www.proalergiky.cz, a k tomu využíváme jednoduchou formu těchto Zásad. Pro Vaši zpětnou vazbu či jakékoli Vaše dotazy nás, prosím, neváhejte kontaktovat.

Údaje, které o vás zpracováváme, a účely zpracování

Je pro nás důležité, abyste věděli, jaké a jak Vaše osobní údaje zpracováváme a k jakým účelům je využíváme, s cílem, abychom fungovali efektivněji v poskytování odborných informací o ochraně osobních údajů a umožňovali Vám získat podstatné informace o ochraně osobních údajů.

Můžeme o Vás shromažďovat a zpracovávat údaje v případě, kdy se chystáte zakoupit nebo již zakoupíte námi nabízené produkty, kdy se chystáte využít nebo již využíváte naše služby, když s námi uzavíráte smlouvu či s námi jinak komunikujete, nebo navštívíte či jinak používáte naše webové stránky.

Vaše osobní údaje získáváme z několika zdrojů. Primárním zdrojem Vašich osobních údajů jste Vy osobně nebo Vaše společnost, případně společnost, již zastupujete (např. když s Vámi uzavíráme smlouvu a Vy osobně, nebo společnost, již zastupujete, nám pro tyto účely předáte Vaše identifikační údaje či platební údaje, případně nám zašlete Váš životopis). Vaše osobní údaje dále můžeme rovněž pro výše uvedené účely získávat z veřejně dostupných zdrojů, jako jsou např. veřejné seznamy, rejstříky a registry (např. obchodní rejstřík či živnostenský rejstřík) nebo nám mohou být poskytnuty třetími stranami či sbírány automaticky (např. cookies na webových stránkách).

Zejména je to v případech, kdy:

1. to je nezbytné pro splnění smlouvy (např. poskytnutí služeb, pracovní smlouva, smlouva o spolupráci či jiná smlouva), jejíž jste Vy nebo společnost či jiná právnická osoba, k níž jste v určitém vztahu, smluvní stranou, nebo pro provedení opatření před uzavřením takové smlouvy (např. výběrové řízení s uchazeči o zaměstnání či jednání s potenciálními klienty a partnery); nebo
2. je to po nás vyžadováno příslušnými právními předpisy (např. pracovněprávními předpisy, daňovými předpisy apod.); nebo
3. jste nám k tomu udělil/a Váš souhlas (např. e-mailová adresa pro zasílání marketingových sdělení), kdy svůj souhlas můžete kdykoli odvolat; nebo
4. je to naším oprávněným zájmem v zájmu zvyšování kvality našich služeb Vám poskytovaných, v souvislosti s navazujícím informováním o novinkách týkajících se CM Trade Via vůči našim klientům nebo například identifikace osob v prostorách recepce, ochrana sítě proti poškozujícímu jednání.

Některé z těchto informací nám můžete poskytnout komunikací s námi např. prostřednictvím telefonu, e-mailu či jinak. Některé z nich dále shromažďujeme automaticky, např. použitím cookies, když navštěvujete naše webové stránky.

Přijímáme a uchováváme informace, jež nám poskytnete jakýmkoli způsobem včetně informací, jež nám poskytnete v případě, že máte zájem o naše služby či během výběrového řízení, pokud se u nás ucházíte o zaměstnání.

Poskytnutí jakýchkoli informací je dobrovolné s výjimkou případů, kdy je uvedeno něco jiného (zákonná povinnosti poskytnout údaje).

Respektujeme zásadu minimalizace údajů, když uchováváme pouze osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelům, pro které jsou zpracovávány.

Jedná se především, nikoli však výlučně, o tyto případy zpracování ve vztahu k našim zákazníkům, návštěvníkům a uživatelům našich webových stránek:

Zpracování objednávek a uzavření kupních smluv – zákazníci a zaměstnanci obchodních partnerů

Právní titul	plnění smlouvy
Osobní údaje	zejména adresa, DIČ fyzické osoby, dodací adresa, e-mail, jméno, příjmení, telefon, číslo bankovního účtu
Účel zpracování	vyřízení objednávek, dodávka objednaného zboží, archivace pro případ reklamací, sporů nebo změn ve smlouvě
Doba zpracování	10 let
Příjemci/zpracovatelé	účetní, externí expediční sklad, přepravce zásilek, zprostředkovatel on-line plateb (jen e-mail), vývojář a administrátor webových aplikací, poskytovatel webhostingu, správce ICT

 

Právní titul	zákonná povinnost
Osobní údaje	zejména adresa, číslo bankovního účtu, e-mail, jméno, příjmení, telefon
Účel zpracování	evidence daňových povinností
Doba zpracování	10 let
Zpracovatelé	účetní, externí expediční sklad, přepravce zásilek, zprostředkovatel on-line plateb (jen e-mail)
Příjemci/zpracovatelé	vývojář a administrátor webových aplikací, poskytovatel webhostingu, správce ICT

Vyřízení reklamace

Právní titul	zákonná povinnost
Osobní údaje	zejména adresa, DIČ fyzické osoby, dodací adresa, e-mail, jméno, příjmení, telefon, číslo bankovního účtu
Účel zpracování	evidence historie reklamací
Doba zpracování	1 měsíc
Příjemnci/zpracovatelé	servis/opravna

 

Právní titul	oprávněný záměr
Osobní údaje	zejména adresa, DIČ fyzické osoby, dodací adresa, e-mail, jméno, příjmení, telefon, číslo bankovního účtu
Účel zpracování	evidence historie reklamací, ochrana oprávněných zájmů
Doba zpracování	5 let
Příjemci/zpracovatelé	právní a jiní poradci

Registrace uživatele na stránkách (zřízení uživatelského účtu)

Právní titul	souhlas
Osobní údaje	zejména e-mail: přezdívka, podobizna – fotografie, jméno a příjmení, pohlaví, další kontaktní údaje (např. telefon), historii Vašich činností na portálu, údaje o Vašich zájmech v rámci portálu, informace o využitých službách, informace z internetového prohlížeče, který používáte, zejména cookies
Účel zpracování	zřízení a vedení uživatelských účtů pro přístup k vybraným službám portálu ProAlergiky.cz
Doba zpracování	do odvolání souhlasu, případně 5 let od poslední aktivity
Příjemci/zpracovatelé	vývojář a administrátor webových aplikací, poskytovatel webhostingu

Komunikace přes kontaktní formulář nebo chatovou aplikaci

Právní titul	oprávněný zájem
Osobní údaje	zejména e-mail, jméno, příjmení, telefon
Účel zpracování	vyřízení dotazů, poptávek, požadavků či připomínek uživatelů/zákazníků
Doba zpracování	10 let
Příjemci/zpracovatelé	vývojář a administrátor webových aplikací, poskytovatel webhostingu

Dotaz uživatele v odborné poradně

Právní titul	souhlas
Osobní údaje	zejména e-mail; přezdívka; podobizna – fotografie; jméno a příjmení; pohlaví; další kontaktní údaje (např. telefon); historii Vašich činností na portálu; údaje o Vašich zájmech v rámci portálu; údaje o Vašem zdravotním stavu; informace o využitých službách; informace z internetového prohlížeče, který používáte, zejm. cookies
Účel zpracování	evidence uživatelů za účelem zodpovězení a zveřejnění jejich dotazů položených v odborné poradně portálu ProAlergiky.cz
Doba zpracování	časově neomezeně, do odvolání souhlasu
Příjemci/zpracovatelé	vývojář a administrátor webových aplikací, poskytovatel webhostingu

Přihlášení uživatele do soutěže

Právní titul	souhlas
Osobní údaje	zejména e-mail, jméno, příjmení, telefon
Účel zpracování	evidence údajů pro účely oznámení případné výhry v soutěži na ProAlergiky.cz
Doba zpracování	1 rok
Příjemci/zpracovatelé	vývojář a administrátor webových aplikací, poskytovatel webhostingu

Marketing, zejména přímý marketing

Právní titul	oprávněný záměr
Osobní údaje	e-mail, telefon
Účel zpracování	obchodní komunikace se stávajícími zákazníky
Doba zpracování	10 let
Příjemnci/zpracovatelé	vývojář a administrátor webových aplikací, poskytovatel webhostingu, správce ICT, poskytovatel služby pro rozesílání hromadných e-mailů či SMS

 

Právní titul	souhlas
Osobní údaje	e-mail, telefon
Účel zpracování	obchodní komunikace s potenciálními zákazníky, uživateli a fanoušky stránek
Doba zpracování	10 let
Příjemci/zpracovatelé	vývojář a administrátor webových aplikací, poskytovatel webhostingu, správce ICT, poskytovatel služby pro rozesílání hromadných e-mailů či SMS

Zákaznické hodnocení internetového obchodu na portálu Heureka.cz

Vaši spokojenost s nákupem v našem e-shopu zjišťujeme prostřednictvím e-mailových dotazníků v rámci programu Ověřeno zákazníky, do něhož je náš e-shop zapojen. Ty vám zasíláme pokaždé, když u nás nakoupíte, pokud ve smyslu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti, jejich zasílání neodmítnete. Zpracování osobních údajů pro účely zaslání dotazníků v rámci programu Ověřeno zákazníky provádíme na základě našeho oprávněného zájmu, který spočívá ve zjišťování vaší spokojenosti s nákupem u nás. Pro zasílání dotazníků, vyhodnocování vaší zpětné vazby a analýz našeho tržního postavení využíváme zpracovatele, kterým je provozovatel portálu Heureka.cz; tomu pro tyto účely můžeme předávat informace o zakoupeném zboží a vaši e-mailovou adresu. Vaše osobní údaje nejsou při zasílání e-mailových dotazníků předány žádné třetí straně pro její vlastní účely. Proti zasílání e-mailových dotazníků v rámci programu Ověřeno zákazníky můžete kdykoli vyjádřit námitku odmítnutím dalších dotazníků pomocí odkazu v e-mailu s dotazníkem. V případě vaší námitky vám dotazník nebudeme dále zasílat.

Cookies

Naše webové stránky používají soubory „cookies“ a další technologie, které ukládají malé množství dat do Vašeho počítače či zařízení, aby umožnily sběr statistických informací z Vašeho webového prohlížeče. Cookies se na internetu běžně používají a umožňují webovým stránkám/portálu rozpoznat zařízení uživatele, aniž by jednoznačně identifikovaly individuální osobu, která počítač používá. Tyto technologie Vám usnadňují přihlásit se na stránku a používat ji, poskytují nám zpětnou vazbu o tom, kterou část stránek navštěvujete, takže můžeme posuzovat efektivitu stránek a umožnit vám lepší uživatelskou zkušenost.

Další informace o cookies včetně toho, jak zjistit, které cookies byly nastaveny a jak je spravovat, zablokovat a smazat, naleznete na webových stránkách www.allaboutcookies.org. Můžete také nastavit svůj prohlížeč tak, aby žádné cookies nepřijímal.

Využití informací

Informace, které o Vás shromažďujeme, používáme zejména k tomu, abychom Vám poskytli naše produkty či služby, plnili naše smluvní závazky vůči Vám či ostatním subjektům, plnili naše zákonné povinnosti, upozornili Vás na změny v našich službách nebo abychom naše služby vylepšovali.

Vaše osobní údaje využíváme pro účely, pro které jsme je získali.

Vaše vybrané údaje (e-mailová adresa) používáme rovněž pro účely přímého marketingu.

Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k žádnému rozhodování založenému výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.

Sdělování Vašich informací

Vaše osobní údaje nesdělíme nikomu mimo případů, jak jsou popsány v těchto Zásadách.

CM Trade Via může osobní údaje v rozsahu identifikačních údajů klienta, případně zástupce klienta, zveřejnit ve svých propagačních materiálech, pokud je tak předem dohodnuto s klientem. Vaše osobní údaje můžeme v odůvodněných případech a v nezbytném rozsahu sdílet s následujícími třetími stranami:

• smluvními partnery CM Trade Via, pokud je to nezbytné pro realizaci smluvního vztahu či pro běžné fungování CM Trade Via (např. poskytovatele cloudových a hostingových služeb, poskytovatel a správce IT infrastruktury, poskytovatel poštovních služeb, překladatelské agentury, správa webových stránek atd.);
• jiným subjektům v případech, kdy nám poskytnutí takových údajů ukládají právní předpisy, nebo pokud je to nutné pro ochranu našich oprávněných zájmů (např. orgány státní správy, soudy, Policie ČR atd.).

Osobní údaje třetích osob

Osobní údaje třetích osob, jimiž se rozumí osobní údaje zaměstnanců a partnerů či spolupracovníků klientů či obchodních partnerů CM Trade Via a dalších fyzických osob podílejících se na spolupráci s CM Trade Via, popř. jiné údaje, které CM Trade Via obdrží od klienta či obchodního partnera v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy, budou zpracovány v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Osobní údaje CM Trade Via užije za účelem plnění smluv s klienty či dodavateli. CM Trade Via bude zpracovávat osobní údaje třetích osob po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy, jsou-li takové. Po delší dobu budou pak uchovávány, pokud vznikne v odůvodněném případě potřeba uchovávat údaje v souvislosti s konkrétním případem.

Zabezpečení dat

Zajišťujeme adekvátní procedury, abychom zamezili neautorizovanému přístupu k osobním údajům a jejich zneužití.

Abychom ochránili a zabezpečili osobní údaje, které nám poskytujete, používáme potřebné a vhodné systémy a procedury. Využíváme také bezpečnostní procedury a technická a fyzická omezení pro přístup k osobním údajům a jejich použití na našich serverech. Přístup k osobním údajům má pouze autorizovaný personál, který s daty pracuje.

Délka uchovávání Vašich osobních údajů

Při nakládání s Vašimi osobními údaji pro konkrétní účely respektujeme zásadu omezení uložení, kdy Vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu.

CM Trade Via zpracovává osobní údaje třetích osob po dobu trvání právního základu zpracování a dále po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy, jsou-li takové. Po delší dobu budou pak uchovávány, pokud vznikne v odůvodněném případě potřeba uchovávat údaje v souvislosti s konkrétním případem.

Uchováváme Vaše osobní údaje po dobu trvání našeho smluvního vztahu za účelem výkonu práv a povinností z něj plynoucích, i po jeho skončení k dalším nezbytným účelům, jako je dodržování našich právních povinností, smluvních závazků, řešení sporů a právní vymáhání oprávněných nároků či pro případná správní řízení. Tyto potřeby jsou rozdílné v závislosti na konkrétním důvodu jejich uchování, a proto se doba uchovávání různých druhů Vašich osobních údajů v konkrétních případech výrazně liší, přičemž může dosahovat až 10 let od ukončení smluvního vztahu, s výjimkou případů delšího uchování vyžadovaného právními předpisy (např. mzdové listy).

Ve výjimečných případech, například při vedení soudního sporu, může z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů dojít i k delšímu uchování některých dokladů obsahujících Vaše osobní údaje. Jedná se zejména o případy, kdy bychom museli tyto doklady předkládat jako důkazy v soudním sporu, ve správním řízení nebo z důvodu výkonu rozhodnutí.

Vaše práva

Jakožto subjekt údajů máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva, vyplývající z právních předpisů a která můžete kdykoliv uplatnit. Jedná se o právo (i) na přístup k osobním údajům, (ii) na opravu a doplnění nepřesných a neúplných osobních údajů, (iii) na výmaz osobních údajů (tzv. právo „být zapomenut“), (iv) na omezení zpracování osobních údajů, (v) na přenositelnost údajů a (vi) právo vznést námitku.

• právo na přístup k osobním údajům – máte právo získat od nás informace o tom, zda osobní údaje, které se Vás týkají, zpracováváme, či nikoliv, a pokud tomu tak je, pak máte právo k těmto osobním údajům získat přístup;
• právo na opravu osobních údajů – v případě, že se domníváte, že zpracováváme nepřesné nebo neúplné osobní údaje, které se Vás týkají, máte právo na jejich opravu, případně máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení;
• právo na výmaz osobních údajů (právo „být zapomenut“) – v případě, že nás požádáte o výmaz Vašich osobních údajů, bez zbytečného odkladu tak učiníme, a to zejména v případě, že:
  1. (i) Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovávány;
  2. (ii) Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na základě Vámi uděleného souhlasu a tento souhlas odvoláte a zároveň neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
  3. (iii) vznesete námitky proti zpracování Vašich osobních údajů a zároveň neexistují žádné převažující či oprávněné důvody pro zpracování Vašich osobních údajů;
  4. (iv) Vaše osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně;
  5. (v) odpadla zákonná povinnost ke zpracování stanovená právem Evropské unie nebo vnitrostátními právními předpisy.
• právo na omezení zpracování osobních údajů – máte právo požádat nás o omezení zpracování Vašich osobních údajů, a to v případě, že:
  1. (i) popíráte přesnost osobních údajů;
  2. (ii) zpracování je protiprávní a zároveň jste odmítli výmaz osobních údajů a žádáte o omezení jejich použití;
  3. (iii) Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale zároveň je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
  4. (iv) vznesli jste námitku proti zpracování Vašich osobních údajů a prozatím nebylo ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.
• právo na přenositelnost osobních údajů – na základě Vaší žádosti předáme Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu zpracováváme na základě smlouvy nebo souhlasu a které jste nám poskytl(a), předali Vám či jinému správci, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byly nepříznivě dotčeny práva a svobody jiných osob, nebudeme moci Vaší žádosti vyhovět;
• právo vznést námitku – máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely veřejného zájmu nebo pro účely našeho oprávněného zájmu. Jestliže se zpracování osobních údajů zakládá na našem oprávněném zájmu (včetně přímého marketingu), můžete vznést námitku proti tomuto zpracování, pokud se toto zpracování týká namítaného účelu. V takovém případě již nebudou Vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávány.

Rovněž upozorňujeme, že v případě, že jste nám udělili souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat, a to poštou na adrese našeho sídla nebo e-mailem na info@proalergiky.cz.

Dále upozorňujeme i na možnost podání případné stížnosti k dozorovému úřadu ochrany osobních údajů, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 - Holešovice, e-mail: posta@uoou.cz, pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů je porušen právní předpis či Vaše práva.

Pokud si v případě potřeby přejete uplatnit některé z Vašich práv, kontaktujte nás, prosím, na e-mailové adrese info@proalergiky.cz nebo poštou na adrese našeho sídla.

Změny našich zásad ochrany osobních údajů

Jakékoli změny, které můžeme v budoucnu v těchto našich Zásadách učinit, budou publikovány na této stránce a bude-li to vhodné, upozorníme Vás na ně e-mailem. Kontrolujte, prosím, tedy tyto stránky, abyste se dozvěděli o všech aktualizacích a změnách našich Zásad ochrany osobních údajů.

Kontaktujte nás

Ve věci zpracování Vašich osobních údajů nás můžete nás kdykoli kontaktovat zasláním e-mailu na info@proalergiky.cz nebo poštou na adrese našeho sídla.

Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si vyhrazujeme právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho (1) měsíce od doručení kompletního sdělení. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva (2) měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů bychom vás informovali.

Tyto Zásady jsou účinné od 1. 9. 2022 a budou pravidelně aktualizovány. Platnou verzi najdete vždy na adrese www.proalergiky.cz/zasady-ochrany-osobnich-udaju.

 

CM Trade Via, s. r. o.